Consejos para conseguir un correo impactante

El modo de comunicacion más importante para mantener una red de contactos es el correo electrónico. a continuacion os presento un texto en el que nos dan alguna claves para saber como  hacerl unos correos adecuados

Cómo llegar a impactar en 60 segundos o menos. Comunicación eficaz por correo electrónico

(http://nextwave.universia.net/desarrollo-profesional/BE2.htm)
DAVE JENSEN                             

Cuando lleves a cabo tu plan de marketing para el paso de los estudios al mundo laboral, tendrás que tener en cuenta sin duda que una de las claves para que esa transición tenga éxito, será tu habilidad para mantener contactos en la red. Este mensaje se repite en docenas de artículos de Next Wave y en otros sitios de Internet. Además, el mejor modo de optimizar tus comunicaciones en la red consistirá en ser conciso. La Primera de las dos partes de esta serie iba sobre todo eso --hacía hincapié en causar impacto a través de los correos por voz, en los cuales dispones normalmente de un minuto o menos para exponer tus ideas.

La comunicación por correo electrónico es la otra herramienta para tu arsenal de contactos en la red, en la cual cuentas con 60 segundos decisivos para triunfar. Todos sabemos que los mensajes por correo electrónico son exclusivos por su brevedad y naturaleza informal. Además, escribir rápidamente un correo sin apenas pensar es fácil; es lo que sueles hacer todo el rato con tus amigos y conocidos. Sin embargo, cuando estás en un proceso de búsqueda de empleo, debes ser más cauteloso y prestar más atención de la normal al correo que estás escribiendo. Hace poco descubrí que si no te tomas un tiempo para releer tus correos cuidadosamente antes de enviarlos, es muy probable que te encuentres mandando correos de mala calidad.

Un Comienzo catastrófico en un proceso de comunicación en la red

Como reclutador, me paso todo el tiempo conectado a la red. Mis llamadas y correos electrónicos, al igual que los tuyos, juegan un papel primordial. Aunque no esté buscando trabajo para mi, el hecho de tener que buscar personal para cubrir los puestos vacantes de mis clientes, hace que el proceso sea fundamentalmente el mismo. En algunas ocasiones, encuentro más fácil entablar conversación con cierta gente --particularmente con los de nivel senior-- si les hago breves consultas por e-mail antes de contactar con ellos por teléfono. Así que lo que normalmente hago es enviar correos electrónicos.

 

Eso era justamente lo que estaba haciendo el mes pasado cuando escribí a la vicepresidente senior de una incipiente empresa de Biotecnología. Esperaba robarle a esta mujer unos cuantos minutos de su tiempo a lo largo de la semana para pedirle información sobre una búsqueda que yo estaba llevando a cabo en el campo de la Genómica Funcional. Acababa de iniciarme en dicha búsqueda, y sabía que una breve conversación con alguien de su posición podría constituir la piedra angular de todo el proyecto. Pero en vez de enviarle un correo bastante elaborado, me dirigí a ella con las prisas de una mañana de mucho trabajo. Por no haber hecho una lectura de corrección apropiada, la confusa redacción arruinó mi mensaje (observa el recuadro azul), y di la impresión de no saber comunicarme en absoluto.
¡Qué mal! De hecho, lo único que un lector puede exigir de una correspondencia por correo electrónico es que el mensaje sea claro. A continuación te muestro algunas sugerencias que podrían ser útiles para asegurarte que el resultado de tus correos alcanzan tu objetivo.

(Un mensaje fracasado

Esto es lo que pretendía preguntar a una vicepresidente
senior:

"¿Estaría usted disponible a lo largo de la semana para una breve conversación telefónica? Querría que me aconsejara sobre una búsqueda que estoy realizando en estos momentos en el campo de la Genómica Funcional".
Y así fue como realmente lo escribí:
"¿Estaría disponible a lo largo de la semana para una breve conversación telefónica? Me gustaría pedirle consejo sobre un puesto para el que trabajo, en el campo de la Genómica Funcional.")

Diez pistas para impactar con un correo electrónico

¡Relee, relee y relee! A pesar de la informalidad inherente a un correo, tus contactos en la red son lo suficientemente importantes como para esforzarte por redactar muy bien tus mensajes, y revisarlos varias veces para buscar erratas y conseguir mayor inteligibilidad. Sé preciso y claro.

Sé conciso. Me he dado cuenta de que casi siempre es posible decir lo mismo con menos palabras, y al hacerlo, mejora el impacto de la correspondencia. Puede que haya algunos sintagmas que puedas reemplazar por una sola palabra. Por ejemplo, "Pasé la mayoría de mi tiempo" podría ser "Pasé mucho tiempo" O, "Impartí conocimientos"a los estudiantes licenciados" podría ser "Enseñé a los licenciados".

Elige bien lo que pones en el apartado "Asunto". La frase que elijas determinará la rapidez con la que el mensaje llegará a ser leído--o lo que tardará en ser arrojado a una carpeta de "almacenamiento temporal". Si el asunto de tu correo es "Remitido por Susan Smith", seguramente se leerá antes que si la frase es "Un momento de tu tiempo", que da la impresión de ser un anuncio.

Asegúrate de que has incluído los archivos adjuntos. A todos nos ha sucedido esto alguna vez. Después de acabar un mensaje importante a toda prisa, pinchamos el botón "enviar" apresuradamente. A nuestra oficina llegan semanalmente docenas de correos a los que les falta "el CV adjunto".

Usa afirmaciones, no negaciones. Por lo general, una expresión afirmativa es más fácil de entender que una negativa. Por ejemplo, "Puedes llamarme cualquier tarde después de las 6" suena mejor que "No estoy disponible hasta después de las 6 de la tarde".

Ten en cuenta que los listados se leen con más facilidad y causan mayor impacto que las frases largas. Si envías a alguien un e-mail enfatizando tus habilidades técnicas, enuméralas en vez de insertarlas de corrido en un párrafo o frase larga. Una lista se leerá más fácilmente y causará un efecto más inmediato.

Deja la jerga internauta para los salones de chat. Aunque muchos foros en la Web están llenos de abreviaturas usadas en Internet, en tus correos profesionales, deberías eliminar cualquier tipo de abreviatura. Además, las abreviaturas, los acrónimos y la jerga perteneciente a tu propio campo, podrían resultar confusos y se deberían evitar a menos que sirvieran para aclarar el significado. (No pude encontrar un consenso sobre el uso de "emoticonos" y demás. Yo, personalmente, no los usaría, pero otro reclutador amigo mío dice que hacen que el remitente parezca más humano y cordial). Júzgalo tu mismo.

Especifica tus principales ideas al comienzo. Hace tan sólo unos cuantos años, cuando la correspondencia por e-mail era algo inusual y poco serio (sí, aquellos tiempos...), prestábamos mucha atención a cada correo entrante. Hoy, nuestros buzones de correo están repletos de anuncios publicitarios, y prestamos mucha menos atención a cada e-mail. Así que deberías esforzarte por evitar que tus ideas principales se vieran enterradas en un montón de parafernalia. En concreto, el primer párrafo de un e-mail es fundamentalmente importante; lo primero que deberías incluir es el nombre del contacto que te remitió a tu corresponsal.

Utiliza tu mensaje de correo como carta de presentación.Si estás enviándole a alguien tu CV, recuerda que tu e-mail normalmente hará de carta de presentación, tanto si la "verdadera" carta de presentación va como fichero adjunto al CV o no.

Podrías enviar la carta de presentación y el CV en un único fichero, pero que si lo envías como dos documentos independientes, ten en cuenta que el lector sólo abrirá uno de ellos, el CV. Además, recuerda que en tu e-mail, debes usar una apertura y cierre estándar, como harías en una carta de papel, ya que este reemplazará a la carta de presentación. "¡Querido Dr. Smith" y "Atentamente" ocupan sin duda un lugar fijo en una correspondencia por e-mail!

Evita los e-mails en formato HTML --esto puede complicar el asunto. A algunos solicitantes les gusta lucirse, mostrando sus habilidades con HTML y emplean este formato para sus correos. Pero estos mensajes se cargan lentamente, no se pueden salvar de forma adecuada en la base de datos, y por lo general, se convierten en una pesadez.

La poca seriedad del correo electrónico

El uso del correo electrónico ha causado un gran impacto en nuestras vidas. Puede incluso suponer un cambio importante en el resultado de tu búsqueda de empleo, tanto si haces un buen uso de él como si no. Por ejemplo, en la correspondencia que antes mencioné, me encontré con que la vicepresidente senior nunca estuvo disponible para mi llamada telefónica. Aunque esta persona no hubiera estado nunca disponible para contactos en la red, mis posibilidades hubieran aumentado, si no hubiese improvisado mi e-mail sobre la marcha.

Es cierto que el correo electrónico es intrínsecamente informal-- y esto hace que sea más complicado que en otras formas de escritura. Debes entregar un comunicado profesional en una atmósfera que es mucho más conversacional que la de la tradicional carta de papel. Pero a pesar de la informalidad, el correo electrónico no es un medio válido para transmitir emociones. Si decides usar un tono más conversacional, debes recordar que no dispones ni de entonación, ni de gestos, ni de pistas visibles, como tendrías en una conversación en vivo. Por tanto, tu lector puede tener dificultades para notar si estás bromeando o si hablas en serio (todos nos hemos quemado con ESO, supongo).

De cualquier modo, ya sea un correo formal o conversacional, la clave está en ser conciso, y en asegurarte de que lo vuelves a leer después de cada modificación. Me he dado cuenta de que leer mis mensajes en voz alta antes de enviarlos es un buen método en mi caso, ¡pero yo estoy en un despacho privado y no en un laboratorio!